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Como utilizar melhor o Power Point e se dar bem nas apresentações

Este artigo são dicas de como fazer apresentações que agradem o seu público.


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Publicado em: 26/05/06 15:17hs.

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TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO

USANDO BEM O POWER POINT

Fala-se muito em criatividade, objetividade e simplicidade. Mas como é difícil colocar tudo isso em prática, especialmente nas apresentações PowerPoint. Como são chatas! Com informações em excesso, layouts pobres e cores impróprias, certamente não atingem o objetivo principal: conquistar a platéia.

Mas excelentes apresentações PowerPoint estão ao alcance de todos! Basta seguir algumas regras fundamentais, as mesmas que abrem este artigo: criatividade, objetividade e simplicidade. Muita simplicidade!


O Perfil do Público Alvo:

Procure responder a estas perguntas:

  • Quem são os participantes?
  • Quais são seus gostos?
  • Existe alguma predisposição para a mensagem?
  • Se eu estivesse entre a platéia, como reagiria frente à palestra que estou preparando?

O Propósito da Exposição:

O que pretendo? Informar, persuadir ou inspirar?

Um estudo realizado pela Wharton Business School demonstrou que o público retém:

  • 70% do que vê e ouve
  • 30% do que vê
  • 20% do que ouve
  • 10% do que lê

Assim, o apresentador deverá dominar o assunto, saber estruturar e hierarquizar as idéias de forma lógica e dinâmica e distinguir o essencial do acessório.


As Características do Local:

Quando utilizar slides?

As dimensões e iluminação do local, assim como a disposição da platéia, influenciam na escolha do tipo de apresentação. Slides são indicados para platéias de qualquer tamanho, desde que não haja prejuízo na legibilidade da tela. Verifique se, no local da apresentação:

  • a distância entre a tela de projeção e a última fileira não excede em oito vezes a altura da tela;
  • a distância entre a tela de projeção e a primeira fileira não é inferior a duas vezes a altura da tela.

O Conteúdo:

A diagramação deverá ser estudada de maneira a tirar o máximo proveito da seqüência natural de observação do público frente a uma projeção: este perceberá primeiro as imagens/desenhos, depois títulos e legendas para finalmente mergulhar no texto em si.


TEXTO E LAYOUT

Dicas de Layout

  • Procure preparar sua apresentação em softwares mais apropriados para a confecção de slides, como o PowerPoint e o CorelDraw.
  • Defina uma padronização geral do layout (localização de títulos, logos, etc.); a apresentação fica mais harmônica e consistente.
  • Evite excesso de informações em um único slide: seja conciso.
  • Deixe uma margem de aproximadamente 5% nas bordas da tela.
  • Use gráficos e diagramas sempre que possível.
  • Não faça uso excessivo de linhas ou caixas.
  • Busque a padronização no tipo de imagens: desenhos vetoriais, imagens digitalizadas - preto e branco ou coloridas, etc.
  • Procure escolher fundos escuros para slides.
  • lndique a duração da apresentação e mantenha a platéia informada sobre o tempo restante da exposição.
  • Reserve parte da palestra e do material para o item conclusões.
  • Slides "pretos" ou apenas com o fundo padrão adotado podem dividir os principais módulos focando a atenção da platéia sobre o apresentador.

Dicas de Textos e Tabelas

  • Normalmente, aproximadamente 75% de todo material visual consiste em textos; a facilidade de leitura deve ser imprescindível.
  • Adote a Regra dos 7: não mais que 7 palavras por linha, não mais que 7 linhas por tela.
  • Em texto corrido, o espaçamento entre linhas não deverá exceder 50% do tamanho da letra; no caso de textos com corpo pequeno ou para listagem de tópicos, aumente a proporção para aprimorar a legibilidade.
  • Evite textos em maiúscula: eles brecam e complicam sensivelmente a leitura; os títulos têm tanta ou maior legibilidade apenas com as iniciais maiúsculas.
  • Se o fundo for claro, use fontes em negrito para dar maior leitura. Não utilize linhas muito finas.
  • Defina o tamanho mínimo e máximo das letras e respeite esses limites ao longo do material (uniformidade). O tamanho mínimo recomendado: 12 pontos.
  • Utilize no máximo 2 famílias de fontes tipográficas; dê preferência para fontes tradicionais e de legibilidade garantida (Bold), como Helvética ou Switzerland.
  • Não sublinhe; enfatize através de outros artifícios como itálico para títulos, termos técnicos e palavras em outro idioma.
  • Legendas e notas de rodapé devem ser legíveis (confiabilidade da fonte).
  • Por fim, segure o slide com o braço esticado: se você conseguir ler o texto facilmente, então uma boa projeção estará garantida até a última fileira!

COR

A cor é, sem dúvida, um poderoso instrumento na caixa de ferramentas das apresentações. Ela pode avivar uma apresentação, tornar uma mensagem cristalina, propiciar um ar mais convidativo a uma palestra, enfim, cativar a atenção de uma audiência e garantir uma melhor compreensão e memorização da mensagem veiculada. Afinal, um anúncio colorido é lido por 80% a mais de leitores e vende de 50% a 85% mais do que um similar em preto e branco.

A cor ainda auxilia na veiculação de informações complexas e pode:

  • apontar diferenças qualitativas
  • atrair a atenção para pontos-chave
  • indicar variações quantitativas
  • despertar sensações

Influenciadora das emoções humanas, a cor requer alguma habilidade e ponderação no seu uso; é preferível o uso simultâneo de poucos tons a pecar pelo excesso. O ideal é utilizar no máximo sete cores em uma tela.

Dicas sobre Cores

  • Defina um padrão de cor empresarial ou até departamental (Ex.: cores do logotipo do cliente).
  • Utilize uma mesma paleta de cores ao longo da apresentação.
  • Dê preferência para textos em branco ou amarelo e deixe títulos, linhas de tabelas, logos, diagramas e elementos gráficos coloridos.
  • Evite textos em azul, pois são de difícil leitura.
  • Defina antes as cores de fundo; dê preferência a cores frias (turquesa, azul púrpura, etc), pois naturalmente parecem recuar ou afastar-se. Diversos estudos apontaram a cor azul como a mais eficaz para fundos.
  • No caso de fundos degradês, utilizar tons do mesmo matiz para facilitar a harmonia com os elementos gráficos.
  • Defina textos e linhas largas o suficiente para serem preenchidos pelas cores.
  • Quanto menor um elemento gráfico, maior a necessidade de contraste para a legibilidade; à medida em que o tamanho deste elemento aumenta, pode-se diminuir o contraste.
  • Reserve o uso das cores vivas e estimulantes como o vermelho, laranja e amarelo para destacar ou exprimir ação.
  • Evite utilizar as cores verde e vermelho juntas(Daltonismo).

A utilização adequada das cores deve também levar em consideração o efeito psicológico - as associações decorrentes das misturas variarão de acordo com diferentes grupos étnicos, culturas e países. Exemplos:

  • Vermelho + Verde = Natal
  • Azul + Branco + Vermelho = sentimentos patrióticos na França, EUA e lnglaterra


Segue uma tabela representativa das associações e simbolismos das principais cores:

  • BRANCO pureza e inocência, liberdade - cor fria e fresca
  • CYAN fria e fresca - sugere inverno
  • MAGENTA depressiva quando usada em excesso
  • VERDE fresca e relaxante - ciúme, inveja, Primavera, dinheiro
  • AZUL calma e frescor - justiça, lealdade, honestidade, tranqüilidade e pureza
  • VERMELHO ardor, fogo, paixão, amor, coragem, perigo, raiva, sangue, força, perda financeira, resultados negativos
  • AMARELO calor, Por-do-Sol, comemoração, festa, divertimento
  • LARANJA mais quente que amarelo: cor estimulante, decorativa
  • OURO saúde, glamour
  • VIOLETA realeza e esplendor; angústia
  • CINZA conservadorismo e estabilidade
  • ESCARLATE crueldade e raiva
  • VERDE-ESCURO paz, espaço, ar livre
  • PRETO morte, luto, desespero


CONSIDERAÇÕES FINAIS

Para ser eficaz, a apresentação ideal deverá preencher 3 condições básicas:

  • Possuir qualidades explicativas que satisfaçam a reflexão
  • Possuir qualidades estéticas que suscitem a emoção
  • Possuir qualidades técnicas de realização que agradem aos olhos

 

 

RESUMO

  1. Uma boa opção é usar fontes de texto padrão, como a Arial, presentes em todos os computadores. Letras com muitos detalhes dificultam a leitura.
  2. Na escolha das cores, é recomendável usar as que fazem parte do logotipo da empresa. Exageros roubam a atenção do público e dão a impressão de bagunça. Cores quentes dificultam a concentração.
  3. A ferramenta Inserir Comentário permite que o apresentador faça anotações que não serão visíveis para quem assiste à projeção.
  4. O uso de animações pode deixar a apresentação leve, mas é contra-indicado em assuntos sérios.
  5. Três linhas são suficientes para resumir uma idéia. Gráficos, tabelas e imagens são bem-vindos, desde que de leitura e entendimento rápidos.
  6. O primeiro slide contém título, logo e nome da empresa e do apresentador. Uma dessas informações pode ser repetida nas outras páginas, mas não em todas. O telefone e o endereço de contato devem vir no último slide.
  7. A média aceitável de slides é de vinte por palestra. M média 1 minuto por slide. Mais que isso pode dissipar a atenção. Menos pode ser superficial.
  8. No menu Arquivo, a ferramenta Assistente para Viagem copia toda a apresentação, incluindo imagens e links, para exibição em outro computador.

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