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Saiba como o Excel faz cálculos com dias, datas, horas e tempo

Entender como funciona o tratamento de tempo dentro do Excel para fazer cálculos mais legais.


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Comentários: 2 comentários (Comentar)
Nota: 10 (1 votos) (Dar Nota)
Valor: 10 crédito(s)
Enviado por: bokomoko (2)
Publicado em: 08/05/09 16:12hs.

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Uma das coisas que mais grilam os usuários de Excel é como ele faz cáculos com datas e horas.

 

No fundo, o modelo de cálculo é muito simples e resume-se as seguintes premissas :

 

1 - Tudo quanto for tempo (dia, hora, minuto, segundos, datas, etc) no Excel é tratado como dias.

2 - A primeira data que o Excel considera é 1 de janeiro de 1900, o dia de número 1

3 - Excepcionalmente o Excel também suporta a data de 31/12/1889 como dia 0 mas ele a apresenta como 0 de janeirode 1900 (ou 0/1/1900).

4 - não existem DATAS negativas, ou seja, o Excel não suporta a exibição de datas anteriores a 0/1/1900

 

Assim, o dia 15 de fevereiro de 1900 na verdade é o número 46, ou seja, 45 dias depois do dia 1/1/1900 que é o dia 1

 

Com esse modelo, calcular diferenças entre datas é moleza. Basta subtrair da data mais nova a data mais antiga e terá a diferença em dias. Por exemplo, quantos dias entre a data de 12 de abril de 2009 e o início do ano ? É só colocar numa célula 12/4/2009, noutra 1/1/2009 e subtrair a menor da maior. No caso dá 101 dias.

 

Também é possível somar dias a uma data para calcular outra data.

 

Qual é data 42 dias depois de 3 de fevereiro de 2009 ? é só colocar numa célula 3/2/2009, noutra colocar 42 e numa terceira célula colocar a soma de uma com outra.

 

Portanto, data igual a número e número é igual a data no Excel. Mas quando tratar como data ou como  número ? O lance é usar a formatação. O valor, para o excel é um só mas o modo que você formata vai definir como esse valor será exibido. Para isso formate a célula como for mais conveniente para a sua situação. Para formatar como data é só clicar na célula e selecionar um dos vários formatos de data disponível. Tem formato que exibe as datas de várias formas. a data 12/4/2009 pode ser exibida

como

12/4/2009

12/04/2009

12/04/09

12 de abril de 2009

domingo, 12 de abril de 2009

12/04

12/abril

12/abr

domingo

 

Se vc digitar numa célula o número 15999 e formatá-la como data obterá a data de 20/10/1943. Se você digitar numa célula a data 23/06/2009 e formatá-la como número obterá o número 39897.

 

Ok, esse lance de datas serem dias e dias serem números ficou claro. Mas e as horas ?

 

Ora (sem h) ? O que são horas ? Uma hora é igual a 1/24 de dia. Quando vc digitar 8:00 no excel, ele vai guardar 8/24 dedia :) Ou seja, 1/3 ou 0,3333 pois 8 horas é um terço de um dia, 0,3333. Se vc digitar numa célula 12:00 (doze horas) e formatar como número verá que ele vai mostrar 0,5 ... ou seja, MEIO DIA ! né legal ?

 

Como os dias, as horas são simplesmente números e portanto, podem ser operadas matematicamente com adições e subtrações, que nem as datas. Novamente o lance aqui é formatar a célula do jeito que for mais conveniente para o seu problema.

 

Considere uma planilha de cartão de ponto como essa aqui. A idéia básica é calcular quantas horas o funcionário trabalhou no dia. Se ele trabalhou mais do que o normal, será considerado hora extra. Se ele trabalhou menos, será considerada uma "hora negativa" a ser compensada (abatida) do total de horas extras trabalhadas.

 

Assim, para calcular quantas horas foram trabalhadas num período basta subtrair da hora de saída a hora de entrada. Se o funcionário trabalhou das 9:00 até as 13:30, basta subtrair a célula da hora de entrada da célula da hora de saída e pronto, teremos as horas trabalhadas.

 

Na planilha exemplo, essa fórmula encontra-se em J5, para calcular quantas horas o funcionário trabalhou no primeiro horário. Ela simplesmente subtrai da hora de saída (g5)  a hora de entrada (F5)  e exibe quantas horas foram trabalhadas. No exemplo dá 4:30 (ou 4 horas e 30 minutos). Conta semelhante é feita para o segundo horário. No exemplo, a fórmula em K5 é =I5-H5 (fim do segundo horário - início do segundo horário).

 

Se somarmos essas colunas, J e K teremos o total de horas trabalhadas. Será ?

 

Observe a fórmula em J36, que é nada mais nada menos que a soma das horas entre J5 e J35. Supostamente, essa fórmula deveria dar o total de horas trabalhadas no primeiro horário. Estranhamente, essa célula exibe apenas 4:30 (quatro horas e 30 minutos). Será que a fórmula está certa ? Acredite, está certa. A soma está sendo feita. Agora observe em J37, a mesma fórmula, só que o valor exibido é 124:30 ou 124 horas e 30 minutos. Como pode ? A mesma fórmula, referenciando as mesmas células apresentam valores diferentes ?


Isso acontece por causa da formatação da célula. O excel, normalmente formata a hora para um dia apenas. Se o resultado da soma de horas for maior do que 24, o excel tira 24 e deixa o resto. É o que se chama "módulo 24", ou seja, o resto a 24 horas. Assim, 38 horas, normalmente vai ser exibida como 14:00, ou seja, 24 horas (um dia inteiro) mais 14 horas. Por isso que as 124:30 aparecem apenas como 4:30 pois 124:30 = 5 dias inteiros (5 x 24) + 4:30

 

Para exibir o total de horas sem esse inconveniente, o truque é formatar a célula de forma específica para mostrar a quantidade de horas sem o módulo 24. Isso é feito clicando em formatar célula, personalizado e no TIPO digitar [h]:mm

 

Esse H entre colchetes faz com que a hora seja exibida, sem o módulo 24. 

 

O Excel, ao receber como operandos da fórmula células que contém horas, formata automaticamente a célula paraaparecer como horas. Porém se somarmos as horas do primeiro horário com as horas do segundo horário e colocarmos em formato de número é preciso multiplicar esse resultado por 24 para ele converter de DIAS para horas. Isso permite que a gente some as horas e coloque-as num total que pode ser multiplicado pelo valor da hora paga em reais, por exemplo. Isso é feito na fórmula em L5 que soma as horas trabalhadas no primeiro e no segundo turno e as multiplica por 24. Em seguida, formata a célula L5 para exibir um número com duas casas decimais e teremos a quantidade de horas, em formato decimal.

 

O formato decimal de uma hora é muito útil para fazer cálculos. Através da conversão da hora para formato decimal é possível fazer contas com frações de hora. Por exemplo, suponha que se pague 32 reais por hora a um profissional. Se o profissional iniciou o trabalho as 9:47 e terminou as 11:25, quantos reais temos que pagar a ele ?

Se em A1 tivermos o horário de início e em B1 tivermos o horário de término, em C1 podemos colocar a fórmula

=B1-A1

 

e termos o tempo (no formato de horas) que o profissional trabalhou. No caso 1:38 

 

Se pagamos 32 reais por cada hora, quanto pagaremos por 38 minutos ? É simples, basta converter esse número que está em C1 para horas, pois ele está em DIAS. Lembre-se, salvo mençào explícita, o excel sempre trata o tempo em dias. Acontece que 1 hora é 1/24 de dia, portanto, para converter de dias para horas é só multiplicar por 24. Então vamos colocar em D1 a fórmula

=C1*24

e formatar essa célula como se fora um número com 2 casas decimais

 

No caso 1:38 é igual a 1,63 hora !!! agora é só multiplicar pelo preço da hora que teremos o valor a ser pago ao profissional.

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COMENTÁRIOS:

neei1@hotmail     09/02/2010 09:07hs.
É uma satisfação enorme em parabenizar esse tutorial nota 10

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Autor:   Anônimo (Efetue login para comentar identificado)
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