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Como organizar e gerenciar uma empresa - Administração por Sistemas


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Enviado por: cerejinha (1164)
Publicado em: 31/07/05 09:17hs.

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TEORIA DOS PROCESSOS - Empresas e empreendedores realizam sua missão através de dois processos: o processo de organização e o processo de produção. LOGICA/SILOGISMO - Todo conjuntro organizado é um sistema, o processo é um conjunto organizado, então o processo é um sistema.


 Passo a passo:

Seguindo os 6 passos, obteremos um conjunto de informações necessárias ao domínio dos processos e ao controle total da empresa:

PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO

1. Planejamento: prever através de um orçamento os recursos humanos, materiais e financeiros necessários ao cumprimento da missão.

2. Execução: estabelecer o fluxograma geral do método de produção da mercadoria ou da prestação do serviço.

3. Controle: definir os instrumentos para acompanhamento dos gastos com capital e trabalho e de verificação do produto final.

 

PROCESSO DE PRODUÇÃO

4. Entradas: prover em tempo hábil os recursos humanos, materiais e financeiros necessários à produção da mercadoria ou da prestação do serviço.

5. Processamento: estabelecer a rotina passo a passo do método de produção da mercadoria ou da prestação do serviço.

6. Saídas: verificar as quantidades e qualidade do produto final de acordo com a missão estabelecida no passo 1 retroativando o processo.


 Atenção:

O processo de organização corresponde às atividades burocráticas e administrativas da empresa. O processo de produção corresponde às atividades operacionais relacionadas ao produto final. Caso a empresa esteja em funcionamento, basta reunir os dados já disponíveis e complementá-los com aqueles necessários ao conjunto de informações proposto. Caso a empresa esteja sendo idealizada, a oportunidade é unica para operá-la de acordo com critérios fundamentados em conhecimento científico.

 

Uma abordagem Sistêmica para a ciência da Administração

1 - Sistemas Gerais: A Arquitetura da Natureza

A Administração de Empresas no estágio em que se encontra, não apresenta teorias ou princípios gerais fundamentatos em conhecimento científico, que justifiquem sua inclusão na relação das ciências hoje existentes. A Administração é uma ciência sem objeto definido, portanto todo conhecimento até aqui acumulado é empírico.

A conseqüência imediata deste quadro é a completa ausência de métodos e processos que permitam ao empresário organizar de maneira racional os recursos de que dispõe para alcançar seus objetivos. Os efeitos negativos do problema são as constantes improvisações resultantes da falta de planejamento e controle que originam elevados índices de desperdício de tempo, capital e trabalho. O desperdício gerado onera a produção de forma crônica sem que o empresário tenha condições de interferir com eficiência, pois sua capacitação administrativa e a de seus colaboradores é insuficiente para entender o problema em toda sua extensão. Freqüentemente esses fatos são a causa principal do fracasso de muitos empreendimentos em curto espaço de tempo, em especial pequenos negócios e microempresas.

O que a Administração de Empresas oferece atualmente são técnicas de procedimento, ora com ênfase na divisão do trabalho, ora com ênfase no comportamento humano, que não permitem entender e atuar nos problemas da empresa como um todo, pois seu caráter fragmentário impede a visualização e a abordagem da organização na sua totalidade. A reversão deste quadro e a evolução da Administração no campo das ciências sociais, só serão possíveis através do estabelecimento de princípios gerais que dêem sustentação a um corpo sistematizado de conhecimentos aplicáveis a toda e qualquer atividade humana, inclusive às organizações, para que possamos ampliar o entendimento sobre os fenômenos observados nas empresas aumentando nossa capacidade de controlá-las para cumprir com eficácia a missão a que se propõe.

A Administração é uma disciplina complexa, sua abrangência é infinita, esta presente em todas as atividades racionais dos seres humanos desde a pré-história quando o homem iniciou a produção de utensílios e a estocagem de alimentos até as viagens espaciais, e por ser esta sua origem e natureza a Administração se inter-relaciona com diversas ciências dificultando ainda mais sua compreensão. Entretanto, essa pluralidade aponta na direção dos novos conceitos da Teoria dos Sistemas Gerais que se fundamenta na existência de uma tendência para a integração das várias ciências naturais e sociais.

Considerando a hipótese de que existem analogias entre organismos vivos e organismos sociais, tomamos a linha de raciocínio de utilizar o que se conhece para encontrar o que se ignora, ou seja, observar e analisar estrutura e funcionamento dos organismos vivos para neles encontrar regularidades e generalidades aplicáveis aos organismos sociais e em particular as empresas. Um exemplo que ilustra com clareza esta possibilidade é a função previsão presente em todos os seres vivos e necessária a sua sobrevivência, haja vista que constantemente estão se ajustando a novas situações e imposições do meio ambiente. Nas empresas, a função planejamento, que permite a identificação de elementos e informações completamente exteriores a organização é análoga a função previsão dos seres vivos, e é também de fundamental importância à sobrevivência e evolução das organizações, funcionando em ambos os casos como antena dos organismos.

Os organismos vivos - animais e vegetais - são concebidos através de um fenômeno especial: a multiplicação celular. A célula é a unidade estrutural básica dos seres vivos, e a estrutura celular está configurada por uma parte central ocupada pelo núcleo, pelo citoplasma que envolve o núcleo e pela membrana celular que limita externamente a célula.

A matéria da célula é composta por átomos cuja estrutura também está configurada por uma pequena região central, o núcleo, onde se agrupam prótons e nêutrons em torno do qual se movimentam os elétrons.

Tanto na célula quanto no átomo observamos arquiteturas anatômicas semelhantes que indicam um mesmo modelo de composição unitária formada por um núcleo e seus elementos, configurando uma estrutura nuclear.

Esta mesma estrutura nuclear é também observada no sistema solar, onde os planetas giram em torno do sol, núcleo do sistema. A Via Láctea, galáxia em forma de disco com bilhões de estrelas onde está localizado o sistema solar, se desloca em movimentos espiralados em torno de um bojo central sugerindo a existência de um núcleo.

Toda a natureza a nossa volta obedece a uma mesma estrutura anatômica e também à tendência holística do universo de reunir e agrupar elementos em conjuntos unitários formando totalidades. Do átomo às galáxias, da bactéria aos seres humanos, da microempresa às multinacionais, todos estão modelados em estruturas nucleares formando conjuntos organizados que constituem Sistemas Naturais e Sistemas Sociais.

Esta concepção sistêmica da natureza viabiliza uma abordagem holística da ciência da Administração que nos permitirá entender a empresa como uma totalidade, pois fornece parâmetros para conhecer a estrutura e o funcionamento dos Sistemas Sociais partindo de comparações feitas com Sistemas Naturais. Com as semelhanças e regularidades encontradas entre organismos vivos e organismos sociais poderemos construir modelos gerais que representem a realidade das empresas e nos permitam prever, operar e controlar seus movimentos com segurança e precisão.

Outro ponto que reforça a correção da hipótese considerada, é o principal argumento do Organicismo, teoria social segundo a qual as leis biológicas se aplicam aos fenômenos sociais.

2 - Teoria dos Processos: As Chaves da Administração

Pela análise das semelhanças existentes entre organismos vivos e organismos sociais, a experiência profissional e observações sobre o funcionamento e estrutura de duas multinacionais - uma estatal outra privada - que atuam na área de petróleo e minério de ferro respectivamente, e as experimentações em uma microempresa que produz e comercializa vestuário, encontramos semelhanças e regularidades que nos permitiram formular padrões ideais de organização e produção aplicáveis a qualquer empresa, seja qual for seu porte ou ramo de negócio.

Para compreensão da empresa como uma totalidade e domínio do seu funcionamento, propomos a Teoria dos Processos em que a empresa é dotada de dois processos pelos quais se manifesta: o processo de organização e o processo de produção.

O processo de organização se desenvolve através das funções de planejamento, execução e controle, e objetiva quantificar e ordenar fatores de produção.

O processo de produção se desenvolve através do modelo: entrada-processamento-saída, e objetiva transformar os fatores de produção, capital e trabalho, em mercadorias e serviços.

Em síntese a Teoria dos Processos permite o encadeamento de informações sobre as funções do processo de organização, e sobre as transações do processo de produção de acordo com o seguinte encadeamento.

ORGANIZAÇÃO

- Planejamento - prever através de um orçamento os recursos humanos, materiais e financeiros necessários ao cumprimento da missão.

- Execução - estabelecer o fluxograma geral do método de produção da mercadoria ou da prestação do serviço.

- Controle - definir os instrumentos para acompanhamento dos gastos com capital e trabalho e de verificação do produto final.

PRODUÇÃO

- Entradas - prover os recursos humanos, materiais e financeiros necessários à produção da mercadoria ou prestação do serviço.

- Processamento - estabelecer a rotina detalhada do método de produção da mercadoria ou prestação do serviço.

- saídas - verificar as quantidades e qualidade do produto final de acordo com a missão determinada na função planejamento, retroativando o processo.

A Teoria dos Processos aqui proposta, é um conjunto de informações necessárias ao domínio do processo produtivo e ao controle total da empresa. Está apoiada em princípios gerais de organização e produção, derivados de conceitos da Biologia e da Teoria dos Sistemas Gerais. Seu caráter é universal podendo ser entendida e aplicada com facilidade tanto em atividades individuais e simples como a troca de uma lâmpada, quanto em atividades coletivas e complexas como a fabricação de luminárias, bastando para isso eleger uma das duas atividades para missão na função planejamento. Por oportuno fica entendido que missão é a resposta que satisfaz à pergunta, O que vai ser feito?

A abordagem holística da ciência da Administração ao mesmo tempo em que permite a idealização da organização na sua totalidade, como um sistema dinâmico cujo núcleo da estrutura é o processo de produção e a missão seu ponto central, supera a visualização estática do funcionamento da empresa a partir do organograma, representação gráfica que hierarquiza as relações de autoridade e responsabilidade entre os diversos órgãos, sem compromisso com a missão da empresa, razão de sua existência.

É imperioso romper com antigos conceitos e paradigmas que foram gradualmente surgindo ao longo da história da Administração em resposta as necessidades de empresas com fins lucrativos exclusivamente. A evolução social mudou radicalmente a realidade, as facilidades oferecidas pelos meios de comunicação e a conseqüente velocidade das informações, demandam respostas rápidas, geram ambientes diversificados e cambiantes, exigem nova postura das empresas, incompatíveis com os ensinamentos postulados nos manuais de Administração que não consideram as mudanças provocadas por informaçoes disponíveis em tempo real. Empresas e demais organismos sociais se alimentam de informação, e ainda não estão completa e adequadamente atendidos em suas necessidades, haja vista que em termos históricos, estas mudanças são muito recentes. O impasse criado contribui para o distanciamento e a falta de conexão entre teoria e realidade. É a tradição, não a ciência, quem comanda a prática administrativa.

Nossa expectativa é criar pré-condições para o desenvolvimento da Administração enquanto ciência, definindo a produção como seu objeto, e as organizações sociais como seu campo de aplicação.

A Administração entendida e aceita como ciência da produção, com missão definida e método estabelecido, possibilita o domínio do processo produtivo e o controle total da empresa, através de um conjunto sistematizado de conhecimentos aplicáveis a qualquer estrutura organizacional, podendo ser utilizado com facilidade, segurança e precisão em escolas, hospitais, organizações governamentais, fábricas ou qualquer outro tipo de organização social com ou sem fins lucrativos, contribuindo para a satisfação das necessidades sociais, uso racional dos recursos, respeito ao meio ambiente e progresso da ciência.

TEORIA DOS PROCESSOS

Conceito - Toda empresa é dotada de dois processos pelos quais se manifesta: o processo de organização e o processo de produção.

Definição - Conjunto de informações necessárias ao domínio dos processos, para controle total da empresa.

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COMENTÁRIOS:

Viviana     04/09/2008 23:59hs.
legal tem mais dicas pra mim que tou comessando

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